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如何对合同主体进行审查?

来源:网络作者:未知时间:2015-05-10

  关于合同主体的审查,有两个方面应予注意:其一,先看主体的资格,也就是你有没有资格或者能力签订合同;其二,再看主体的资信,也就是你有没有履行合同的资力和信用。

  一、合同主体资格的审查

  总体上来讲,根据我国现行的法律规定,经济活动的主体大致可以分为法人、非法人经济组织和自然人。主体不同,对其资格的审查也就不同。

  1、签约对方为自然人时,要看其是否具有完全的民事行为能力。

  自然人达到18岁才有完全的民事行为能力,具备签约的资格;10岁以下的自然人或精神病人无民事行为能力,没有签约资格;10至18岁或间隔性精神病人为限制民事行为能力人,限制民事行为能力人订立的合同,一般须经其法定代理人追认,才能生效。因此,在与自然人签订合同时,应当确认其有无完全民事行为能力,否则,与之签订的合同将会面临效力待定或无效的风险。

  在与自然人签约时,应当要求其提供身份证、详细的家庭住址、联系方法及个人的其他情况,便于在必要时对其进行实地考察和确认;或者要求其写下个人情况申明,说明其真实情况。要详细记录其身份证号码、家庭住址、电话。了解这些信息有利于我方更好地履行合同,也有利于发生纠纷时我方的诉讼和法院的执行。

  2、签约对方为企业时,应当审查其是否具备签订合同的主体资格。

  比如企业的各部、科等是不具备主体资格、不能签约的,如果签订了这样的合同可能会因为主体不适格而被认定无效;而企业的分支机构,如分厂、分公司、办事处等,则应看其是否具有对外开展业务的资格(应要求其提供所属法人机构的授权委托书或者相关文件)、是否有非法人营业执照。如果其有授权或非企业法人营业执照才有签订合同的资格。

  考察合同订立对方企业的资格能力可以从如下四个方面着手(法客帝国按:须留意的是,三证合一后审查材料相应调整):

  (1)营业执照。

  核查对方营业执照是否通过了最近一年的年检,可以断定其是否是依法设立及有效存续;根据营业执照上载明的信息,可以断定合同约定的义务是否在对方的经营范围之内以及合同金额是否超出了其注册资本的范围。

  (2)税务登记证。

  税务登记证是税务机关核发给企业的进行经营活动的凭证。企业要想从事经营活动除依法取得营业执照外,还应当取得税务登记证。税务登记证不仅是判断合同对方企业能否开具发票的凭据,也是验定其开具的发票是否有效的依据。

  (3)资质证书。

  资质证书是国家授予企业从事某种生产经营活动的资格证书。我国法律对某些行业的从业资格做了限制性规定,没有从业资格的单位和个人不得从事特定的业务,如果我方与没有资格的主体签订此类合同将给我方带来经济损失。比如说,从事开发房地产项目的,必须要有房地产开发资格;广告企业必须要有广告经营许可证;印刷企业必须要有出版物印制许可证;经营医药的必须要有相应的国家药品生产或经营许可证。另外,机械制造业的压力容器生产许可证、建筑行业的建筑企业资质证书等,都属于企业的资质证书。没有相应的资质证书,就算合同签订了也可能导致无效。

  (4)授权委托书。

  如果签约单位是为其他企业或个人签订合同,或者是企业的分支机构签订合同,需要由该单位提供相关的委托手续(如授权委托书)。

  为防范欺诈行为,减少交易风险,必须要认真审查对方的主体资格、履约能力、信用情况等。对于企业,可以登录其所属地工商局网站进行查询。现在国内很多工商局已开始按照《政府信息公开条例》和《行政许可法》的有关规定将企业注册信息在网上公开。如果工商局网站上无法查证有关信息,可以直接或委托信用公司、律师事务所到工商部门查证注册信息。要保留对方企业的营业执照、税务登记证、资质证书等复印件,并加盖公章,授权委托书要留原件一份。不能仅凭其名片、介绍信、工作证、公章、授权书、营业执照复印件等证件,就相信对方。

  对于个人,可以登录公安部公民身份信息核查网,对身份证信息进行核查。值得注意的是:部分专业骗子使用假身份证或借用身份证注册公司,虽然营业执照是真的,但法定代表人是假的,所以有必要对法定代表人、合同签字人、经办人的身份进行核查,要求其出示身份证,然后通过公安部公民身份信息查证网站进行查证。

  3、审查当事人是否具有代理权。

  如果合同是由对方的代理人代签,应审查该代理人是否具有代理权限、是否超越代理权限或代理权限是否已终止。关于这一点,我要特别提示大家,对于企业职工合同签订授权的管理与控制,是我们防范合同风险的重中之重。由于企业不可能将所有合同的签订业务都集中在法定代表人或负责人身上,在实际操作过程中,企业往往是给那些驻外的销售代表或者驻外的销售分公司预先给予相当数量的盖有企业公章的空白介绍信或者盖有企业公章的格式合同,以方便其在适当的时候签订合同。这其实就是企业的一种授权行为,但是法律风险常常就出现在这里。由于授权的不规范就会很容易产生无权代理或表见代理行为。如何规范企业职工的授权代理行为,杜绝无权代理和表见代理的发生是执行授权代理制度的关键。

  无权代理即未经授权而为的行为、超越代理权的行为和代理权终止后的行为。法律规定无权代理行为未经被代理人追认的,被代理人不承担民事责任。规范授权代理的正确做法是:其一,不要预先发出盖章的空白介绍信和空白合同书,如果必须这样做,企业必须严格控制,应在空白介绍信中明确规定该销售代表可以签订合同的具体项目、金额上限,以及该销售代表有权独立签订合同的时间期限。其二,在他们的职务停止或者调整岗位后,一定要确保将原先预先给他的空白介绍信、授权委托书和空白的盖有企业公章的格式合同及时清理、上缴,同时务必以最快的速度书面通知和他有业务往来的关系客户。如果已经发生了无权代理,我方可以权衡利弊及时选择行使追认权和拒绝权,比如无权代理签订的合同对我方不利,我们应坚决拒绝追认。

  表见代理是指行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人的名义订立合同,但是相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效,企业要对该代理行为的后果承担责任。因此,我们务必要注意避免以下几种可能构成表见代理的情况:

  (1)企业对外声明授予某人代理权,而实际上并没有授权的;

  (2)知道他人以自己的名义从事经济活动而不做否认表示的;

  (3)将本企业的公章、合同专用章以及盖章的业务介绍信和空白合同书交给他人的;

  (4)授权委托书中授权不明的(比如只笼统地写“全权代理”、“一般代理”、“部分代理”、“特定代理”等);

  (5)代理权消灭后未及时收回授权委托书的;

  (6)代理权消灭后未及时通知第三人的。

  从授权的程序管理上,我建议应当由业务部门提出申请,经过企业法务部门或合同管理部门审查,由法定代表人签署授权委托书。如果授权事项发生变更,也应履行变更手续。每年应当对代理人的授权委托书进行核查,对不符合要求的要及时收回代理权、撤销委托书。代理人应当妥善保管授权委托书,不得转借、出卖他人;授权委托书遗失时,企业应及时登报声明作废;代理人离岗的应同时交回授权委托书。

  4、审查法定代表人是否超越权限。

  法人或者其他组织的法定代表人、负责人超越权限订立的合同,如果相对人知道或者应当知道其超越权限的,合同无效;如果相对人不知道其超越权限的,属于善意相对人,合同有效。

  5、审查当事人对合同标的是否具有处分权利。

  无处分权的人处分他人财产,未经权利人追认或者无处分权的人订立合同后仍未取得处分权的,该合同的效力就值得商榷。应当了解、判断当事人是否对合同标的物有处分权,如果没有处分权,应当要求权利人追认。

  另外,经营范围是否合法,也是签约审查的重点,由于目前最高人民法院对此规定为“当事人超越经营范围订立合同,人民法院不因此认定合同无效。但违反国家限制经营、特许经营以及法律、行政法规规定禁止经营的除外”。据此,我们应当重点审查对方签约项目是否违反了国家限制经营、特许经营和禁止经营的规定。

  二、合同主体资信的审查

  合同对方主体的资信情况往往关系到对方合同履行能力和诚信的问题,在审查了对方主体资格之后,应当核实对方的资信情况。

  签订合同前的资信调查方式一般包括以下6种:

  1、利用政府管理部门及相关社会团体、协会组织进行调查核实。主要有工商、税务、质量检验检疫、海关、卫生、环保、劳动保障、司法、协会等部门机构。

  2、利用宣传媒体的报道进行资信调查核实。主要有广播、电视、报纸、杂志、行业内参、相关出版物、户外广告等。

  3、利用企业参与的市场经营活动进行资信调查核实。主要有各种展示展销活动及相关印刷品介绍等。

  4、与相关服务机构合作进行资信调查核实。主要有金融机构、信用管理服务机构、担保机构,以及信息咨询等各类中介服务机构等。

  5、与企业正面接触,直接进行现场资信调查。

  6、与企业非正面接触,与该企业的临近住家、地区管理者、该企业的客商户进行侧面调查。

  总之,必须事前调查合作方的商业信誉和履约能力。要尽可能对合作方进行实地考察,或者委托专业调查机构对其资信情况进行调查。

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